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會議一般包括公司年會、周年慶典、新品發(fā)布、主題論壇、商務(wù)晚宴等。怎么策劃好一場成功的會議對于策劃負責(zé)人來說是一個很大的考驗，那么接下來和北京會議策劃小編一起看看吧。

一、前期準(zhǔn)備

1、申請預(yù)算

當(dāng)確定有一場會議時，一定要先做預(yù)算，預(yù)估出大致預(yù)算。會議預(yù)算包括交通費、食宿費、場地租賃費用、場地布置、會議物料等固定費用。

2、場地預(yù)定

場地盡量選擇交通便利、車位充足的場地，或考慮在公司附近，這樣可以保證嘉賓到場率和媒體記者的出席率。最好提前一個月和酒店確認檔期和場地，提前預(yù)定。

3、會場布置

可根據(jù)預(yù)算和會議人數(shù)選擇會場布置內(nèi)容，大屏、燈光、音響這些設(shè)備是必備的外，如果預(yù)算充足，可多做些會議延展設(shè)計，如現(xiàn)場可增加展位、背板等，增強會議的宣傳效果。

4、會議邀約通知

可在公司群內(nèi)部發(fā)布通知，也可同時通過朋友圈、官網(wǎng)等同時發(fā)布通知，對于重量級嘉賓要單獨溝通，發(fā)送H5的會議邀請函形式效果更好。

二、會中把控

1、接待服務(wù)

提前與參會人員保持行程聯(lián)系，根據(jù)客人到達時間提前預(yù)定酒店。

2、會議環(huán)節(jié)

需要具有豐富經(jīng)驗的統(tǒng)籌老師進行會議統(tǒng)籌，安排流程。

3、應(yīng)急措施

對于會場中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，應(yīng)該提前準(zhǔn)備好一些應(yīng)對之策，組織人員必須保持良好的心理素質(zhì)，盡量把影響降到最低。

三、會議復(fù)盤

活動結(jié)束后主辦方對會議進行復(fù)盤，可使用問卷調(diào)查等方式對參會者進行會后調(diào)研，對整場會議進行分析總結(jié)。

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