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線上會議|線上會議策劃|線上會議籌備方案15210600582

2021-11-30

疫情加速了會議、活動的線上化進(jìn)程。線上會議籌備周期短、成本低、傳播性好、不受時間空間制約、能更完整地獲取客戶行為數(shù)據(jù)、形成營銷閉環(huán)等優(yōu)勢，疫情之后更多企業(yè)、組織將線上作為一種常態(tài)選擇。

1、技術(shù)準(zhǔn)備：選擇合適的平臺

如雨后春筍般出現(xiàn)的各種在線會議平臺，為線上會議的召開提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保障。面對眾多平臺，有商用直播平臺、社群分享直播平臺、視頻會議系統(tǒng)以及電商直播平臺，主辦方該如何選擇？我們認(rèn)為，主辦方需綜合考慮會議的內(nèi)容、流程、規(guī)模、受眾等因素做出選擇，比如會議是簡單的直播場景？還是線上+線下雙線并行？是否需要所有參與者在線討論？是否需要內(nèi)容錄播？是否需要同傳字幕？綜合考量選擇合適平臺。

2 、組織準(zhǔn)備：詳細(xì)的活動計劃

與線下會議的組織類似，主辦方需要制定詳細(xì)的計劃，確定會議主題、召開時間、內(nèi)容策劃、宣傳物料設(shè)計、報名流程設(shè)計、嘉賓邀請、宣傳計劃、直播間搭建、嘉賓軟件培訓(xùn)等。在籌備線上會議時，要充分考慮到線上會議在組織形式、參與體驗等方面與線下會議的差異。比如一場為期2-3天的線下會議搬到線上舉辦時，是否變?yōu)槎啻蔚?、短時間的、持續(xù)性的系列線上研討會效果更好？此外，主辦方初次舉辦線上會議時需要重點關(guān)注直播間搭建、嘉賓軟件培訓(xùn)等問題。

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3、宣傳預(yù)熱：為會議帶來更多的流量

如何讓更多的目標(biāo)受眾了解會議信息并吸引他們參與？在宣傳預(yù)熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣、選擇合適的宣傳渠道、進(jìn)行流量導(dǎo)入，以確保會議獲得足夠的關(guān)注。

（1）搭建會議宣傳的全媒體矩陣，主辦方可以考慮組建：會議微網(wǎng)站、小程序、電子海報、H5頁面、電子邀請函、會議專題頁、微信圖文、官網(wǎng)等。

（2）選擇合適的宣傳渠道，如：EDM、短信、微信、朋友圈海報、社群推廣、渠道碼海報、媒體合作、SEO/SEM等。線上會議解決了跨時間、跨空間傳遞信息的問題，然而面對參會者希望通過會議實現(xiàn)“社交”的需求，表現(xiàn)的有些無力。主辦方可以考慮建立微信群、LinkedIn組等會議虛擬社群，讓參與者能夠在會議結(jié)束后繼續(xù)溝通、協(xié)作，以彌補(bǔ)線上會議的“社交”缺憾。

（3）流量導(dǎo)入，主辦方可以通過激活歷史數(shù)據(jù)、導(dǎo)入外部流量、邀請自帶流量的“垂直網(wǎng)紅”等多種方式，進(jìn)一步擴(kuò)大會議的影響力。

4 、模擬預(yù)演：會議成功的必要保障

線上會議是基于軟件、技術(shù)工具應(yīng)用搭建的虛擬場景，會議的順暢進(jìn)行有賴于網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、硬件設(shè)施的穩(wěn)定性。會前，組織演講嘉賓、會議主持人及相關(guān)工作人進(jìn)行預(yù)演、熟悉線上會議軟硬件環(huán)境是非常必要的。此外，保證參與者從獲取會議信息、報名參與、接收會前提醒、準(zhǔn)確進(jìn)入會議“現(xiàn)場”到會后調(diào)研的全流程能夠順暢、有序進(jìn)行。

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5、會議當(dāng)天：0容錯的臨門一腳

測試、測試、再測試！會議當(dāng)天提前進(jìn)行主持人、嘉賓、觀眾等多角色的測試，確保手機(jī)端、電腦端、相關(guān)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境沒有故障，再次確認(rèn)導(dǎo)演組、氛圍組、答疑組等所有工作人員任務(wù)，保證嘉賓準(zhǔn)時上線直播，參會者準(zhǔn)時、無障礙的參與會議。

6、應(yīng)急預(yù)案：從容應(yīng)對突發(fā)狀況的PLAN B

和所有線下會議一樣，線上會議也需要應(yīng)急預(yù)案，如果在最后時刻某位演講嘉賓突然取消演講該怎么辦？會議進(jìn)行中突然平臺出現(xiàn)故障如何應(yīng)對？嘉賓掉線、觀眾掉線如何盡快解決？做好最充分的準(zhǔn)備，以確保發(fā)生任何狀況都能從容應(yīng)對。

組織一場成功的線上會議，需要系統(tǒng)化的思考、計劃與實施。數(shù)字化能力是組織未來必備的重要能力之一。

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